Conditions Générales de Vente et d'Utilisation des modules SIRH

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TOOFACILE, Société par actions simplifiée, ayant son siège au 37 Avenue de Gramont, L’Atrium 03200 VICHY, immatriculée au RCS Cusset sous le numéro 900194531, ci-après dénommée « TOOFACILE ». L’accès et l’utilisation au Service entraîne l’acceptation expresse et sans réserve par le Client des présentes « Conditions Générales de Vente et d'Utilisation »

Article 1 - Objet

Le présent Contrat a pour objet la mise à disposition non exclusive par TOOFACILE au bénéfice du Client pour ses besoins propres et personnels, du (des) Module(s) en mode SaaS.

Article 2 - Durée

Le présent Contrat prend effet à la date d'acceptation du Contrat par le Client pour une durée d’un mois minimum dans le cadre d’un contrat sans engagement et d’un an minimum dans le cadre d’un contrat avec engagement de 12 (douze) mois. Le Contrat se renouvellera ensuite tacitement, de plein droit et indéfiniment par période d'un mois dans le cadre d’un contrat sans engagement et de 12 (douze) mois dans le cadre d’un contrat avec engagement de 12 (douze) mois, sauf dénonciation par l'une ou l'autre des parties quatre (4) mois au moins avant le terme par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 3 - Modalités d’usage du (des) Module(s)

3.1 : TOOFACILE communique au représentant légal du Client ou à toute personne désignée par lui, un identifiant et un mot de passe, ci-après le Code d'Accès Personnel, pour accéder à l'Espace Personnel du Client et utiliser le(s) Module(s). Le Client s'engage à modifier sans délai le premier Code d'Accès Personnel fourni par TOOFACILE pour faire choix de son propre Code d'Accès Personnel qui devra être alphanumérique et comporter au minimum 8 caractères. Le Client est le seul gardien et responsable du Code d'Accès Personnel et il s'engage à ne le communiquer à aucun tiers sous quelque prétexte que ce soit, et à le conserver strictement confidentiel. Le Client s'engage à informer TOOFACILE sans délai et par lettre recommandée avec accusé de réception, dès qu'il en aura connaissance, de tout risque d'abus ou d'utilisation non autorisée de son Code d'Accès Personnel.

3. 2 : Le Client déclare à TOOFACILE des utilisateurs qui, sous sa seule responsabilité, sont seuls habilités à utiliser le(s) Module(s), ci-après les Utilisateurs.

3.3 : Les données hébergées par TOOFACILE de même que l'utilisation du (des) Module(s) par le Client pour ses besoins propres ou internes, sont de la seule responsabilité du Client. En particulier et notamment, TOOFACILE ne peut être tenu aucunement responsable en cas d'utilisation du (des) Module(s) avec des données du Client erronées produisant des résultats erronés. En outre, le Client s'engage à ce que les données hébergées respectent l'ordre public et le droit des tiers. A défaut, et s'il a connaissance d'une infraction à la présente disposition, par application de la Loi n°2004-575 dite pour la confiance dans l'économie numérique, et en sa qualité d'hébergeur des données du Client, TOOFACILE est en droit de procéder au retrait de toutes données incriminées, éventuellement de suspendre l'accès du Client au(x) Module(s) sans autres formalités ni préavis, nonobstant la faculté qui lui est offerte de résilier pour faute le présent Contrat sans préjudice de la possibilité de solliciter la réparation du préjudice subi.

3.4 : TOOFACILE garantit que les données hébergées du Client sont physiquement localisées en France.

3.5 : TOOFACILE procède à des sauvegardes régulières des données hébergées par le Client.

3.6 : TOOFACILE s'engage à assurer un accès au(x) Module(s) 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve des interventions de maintenance préventive, que TOOFACILE s'engage à réaliser à des heures creuses.

Article 4 - Facturation et paiement

4.1 : Le prix du SERVICE dépend de l’abonnement choisi (nombre de Modules choisis).
Les tarifs sont exprimés hors taxe en euros. La facturation faite au Client sera donc majorée des droits et taxes en vigueur à la date de facturation. Les tarifs figurant sur le site internet sont garantis pour la durée initiale du Contrat. En cas de renouvellement de l’abonnement au Service, les tarifs seront revalorisés en fonction des tarifs en vigueur au jour du renouvellement.
En cas de remise commerciale exceptionnelle accordée pour la période initiale d'abonnement, cette remise n'est pas appliquée automatiquement au renouvellement de cet abonnement. Afin de garantir les tarifs et les remises accordées sur le long terme le client peut choisir des périodes d'engagement allant au-delà d'un an.

4.2 :Le Client a la possibilité de créer des utilisateurs supplémentaires. Dans ce cas, ces utilisateurs sont facturés chaque mois au Client. Dans le cas où le nombre d'utilisateurs à un Module dépasserait le nombre de licences initialement prévue, une régularisation sera effectuée lors de la prochaine facture. Lors de la création ou de la suppression d'un utilisateur en cours de mois, le mois entamé sera dû intégralement.

4.3 : Chaque facture est mise à disposition dans l'Espace Client. Un avis de mise à disponibilité est émis par email au Client. Toute contestation doit être notifiée à TOOFACILE dans un délai de 90 jours à compter de son émission ; l'absence de contestation à la fin de ce délai vaut acceptation définitive et sans réserve par le Client.

4.4 : Le paiement se fait exclusivement par paiement comptant, prélèvements ou virements automatiques. En cas d'impayé à l'échéance si les conditions concédées permettent un paiement à échéance, TOOFACILE est en droit (i) de suspendre de plein droit l'accès du Client au(x) Module(s) et à tous services fournis par TOOFACILE au Client dans le cadre du présent Contrat, quarante-huit heures après une notification écrite, éventuellement adressée par courriel, rappelant au Client le terme échu et les sommes à payer et restée sans effet quant au paiement, (ii) de facturer un intérêt de retard portant sur toutes les sommes dues jusqu'à leur complet paiement, le taux s'élevant à deux fois le taux légal en vigueur à l'échéance TOOFACILE pouvant également dans les mêmes conditions, prononcer la déchéance du terme de toutes les sommes dues, qui de ce fait, deviennent exigibles à première demande d'TOOFACILE (iv) de facturer tous frais de recouvrement notamment frais bancaires liés au rejet d'un paiement, (v) le tout sans préjudice d'éventuels dommages et intérêts et de l'éventuelle résiliation ci- après stipulée.

4.5 : Sont exclues de la redevance et donne lieu à facturation séparées les prestations suivantes :

  • Les prestations de formation
  • La mise en place personnalisé de l’environnement
  • Le dépassement de la limite de stockage fixée à 500 Mo (5,00€ HT par mois et par tranche de 100Mo de stockage dépassé. Toute tranche entamée est due intégralement)
  • Toutes demandes de développement personnalisé

Article 5 - Responsabilités

5.1 : Chacune des Parties assume la responsabilité des conséquences résultant de ses fautes, erreurs ou omissions, ainsi que des fautes, erreurs ou omissions de ses sous-traitants éventuels et causant un dommage direct à l’autre Partie.
En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, TOOFACILE ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l’exécution du Service.

5.2 :TOOFACILE n’est pas responsable des dommages indirects, ainsi que des pertes de bénéfice, de chiffre d’affaires, de clientèle, d’opportunité commerciale, d’économies, de coûts de remplacement de Modules, de services ou technologies, des pertes de données ou des pertes d’usage, même si l’autre Partie a été dûment informée de la possibilité de survenance de tels dommages.
TOOFACILE n’est, en outre, pas tenue responsable de la destruction accidentelle des Données Client par le Client ou un tiers ayant accédé au Service au moyen des Identifiants du Client.
De plus, TOOFACILE n’est pas responsable des interruptions du réseau Internet, le Client choisissant seul l’opérateur, fournisseur d’accès au réseau Internet.
De même, TOOFACILE est dégagée de toute responsabilité relativement à la mise en place de sécurité informatique (antivirus, firewall…) nécessaire à la protection des postes de travail des utilisateurs et des conséquences en résultant (lenteurs éventuelles des modules). TOOFACILE attire à, cet effet, l’attention du Client sur l’importance du choix du fournisseur d’accès à Internet et sur les options de secours que le prestataire technique choisi par le Client peut garantir ou non. Par ailleurs, le CLIENT est seul et entier responsable de l’utilisation qu’il fait du Service, à l’exclusion de TOOFACILE. Les conséquences dommageables résultant, par suite, des données transférées vers les Modules ne relèvent donc pas de la responsabilité de TOOFACILE. A ce titre, le Client reconnait être conscient que les données qui circulent sur Internet peuvent être réglementées en termes d’usage ou être protégées par un droit de propriété. En tout état de cause, l’obligation d’indemniser mise à la charge de TOOFACILE en cas de survenance de pertes ou dommages quels qu’ils soient ne pourra en aucun cas excéder le montant des redevances que le Client aura effectivement acquittées conformément au Contrat relativement à la période la plus récente de son contrat sans compter les abonnements précédents (abonnement le plus récent). La présente limitation de responsabilité fait partie intégrante de l’accord entre le CLIENT et TOOFACILE et a été, un des éléments essentiels pris en compte lors de la détermination du montant des redevances dues aux termes du Contrat.

Article 6 - Propriété intellectuelle et industrielle

6.1 : Le présent Contrat ne transfère aucun droit de propriété ou privatif d'aucune sorte au Client au titre du (des) Module(s), de l'Espace Client, sauf le droit d'usage en tant qu'utilisateur final pour ses besoins propres et personnels, durant le temps du présent Contrat du (des) Module(s), et de l'Espace Client dans le strict cadre du présent Contrat.

6.2 : Le Client déclare être titulaire des droits portant sur les données hébergées par TOOFACILE dans le cadre du présent Contrat et il garantit et indemnisera à première demande TOOFACILE de tous dommages, coûts, dépenses y compris le coût (frais et honoraires) de sa défense, TOOFACILE ayant le choix de son défenseur, amendes ou indemnités de toute nature que TOOFACILE subirait du fait d'une réclamation de tiers, y compris toute autorité administrative compétente, à raison d'un manquement du Client à l'égard des obligations qui lui incombent au titre des dispositions du présent article.

6.3 : Le Client autorise expressément TOOFACILE à le faire figurer comme l'une de ses références commerciales et à faire usage de la dénomination et logo du Client à ce titre sur le Site, ainsi que dans tous ses supports et documents de communication et de marketing (réseaux sociaux, blog, communiqué de presse, retours d'expérience, ...).

6.4 : En cas de commande par le Client d'une prestation de personnalisation du (des) Module(s), il concède par les présentes à TOOFACILE, au titre de ces travaux, le droit de reproduire tous logos, marques, signes distinctifs de toute sorte dont il déclare être titulaire d'un droit privatif au sens du Code de la propriété intellectuelle, et pour lesquels il apporte à TOOFACILE la même garantie que celle stipulée à l'article 6.2. ci-avant.

Article 6 - Loi informatique et liberté

Le Client est considéré comme seul responsable de traitement au sens de la Loi Informatique et Libertés modifiée du 6 Janvier 1978 au titre des données hébergées dans le cadre de l'utilisation du (des) Module(s) et du présent Contrat, ce qui le contraint seul au respect s'agissant de ces données, de la Loi précitée, notamment le respect de toutes formalités préalables obligatoires auprès de la Cnil qui lui incombent. Par ailleurs, le Client est informé qu'il dispose d'un droit d'accès, de rectification, de modification et de suppression de données qui le concernent, en adressant toute réclamation par Lettre recommandée avec Accusé de Réception au siège social deTOOFACILE, en se référant explicitement aux dispositions du présent article pour permettre à TOOFACILE d'assurer un traitement ponctuel.

Article 7 - Assurances

TOOFACILE souscrit les assurances nécessaires afin de couvrir les risques liés à l’exercice de son activité. Elle s’engage à donner tout justificatif au Client, si celui-ci lui en fait la demande expresse.

Article 8 - Termes du contrats et réversibilité

8.1 : Chaque partie pourra mettre fin au présent Contrat en cas de manquement de l'autre partie à une disposition essentielle du présent Contrat, et un mois après une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie, exposant le ou les griefs de manière détaillée et visant la disposition du Contrat concernée. En cas de résiliation pour faute du Client par TOOFACILE, cette résiliation entraîne automatiquement et de plein droit la déchéance du terme pour toutes autres sommes dues par le Client à TOOFACILE, qui deviennent payables immédiatement, même avant la date d'échéance convenue.

8.2 : Aux termes du Contrat, le Client peut demander de manière écrite et expresse à TOOFACILE d'opérer une réversibilité consistant en la remise par TOOFACILE des données hébergées du Client dans un espace de type Ftp où le Client pourra télécharger les données hébergées. Le Client peut demander cette réversibilité durant le temps du Contrat et au plus tard huit jours après son terme, quelle qu'en soit la cause, et l'accès aux données étant réservées au Client pendant une durée de cinq jours ouvrés, toutes données hébergées du Client étant détruites au-delà de ces délais.

Article 9 - Formation

9.1 : TOOFACILE recommande la formation des Utilisateurs du Client au(x) Module(s). La formation des Utilisateurs est réalisée par TOOFACILE dès que le(s) Module(s) est opérationnel, à distance, aux jours et aux heures ouvrés de TOOFACILE et sur convocation de TOOFACILE. Les objectifs de la formation sont d'accompagner les Utilisateurs dans la prise en main du (des) Module(s), c'est-à-dire constitue une aide aux Utilisateurs mais ne doit aucunement aboutir à substituer TOOFACILE au Client dans l'utilisation du (des) Module(s). La formation peut s'accompagner de la remise de supports voire tutoriels vidéos, remis par TOOFACILE au Client, qui restent la propriété pleine et entière de TOOFACILE et ne peuvent aucunement être reproduits ou représenter en dehors de la formation par le Client et ses Utilisateurs.

9.2 : Sur demande du Client, des formations sur site peuvent être dispensées par TOOFACILE, les modalités de la formation en présence faisant alors l'objet d'une convention spéciale entre parties, aux conditions tarifaires en vigueur d'TOOFACILE à la date de la commande, frais de déplacement, d'hébergement et de restauration le cas échéant, en sus.

Article 10 - Règlement des différends

Le présent contrat est soumis à la loi française. En cas de litige sur son interprétation et / ou exécution, et sauf le cas d'impayé qui autorise la saisine directe du Tribunal compétent, les parties conviennent de tenter de trouver le règlement amiable du litige dans un délai d'un mois, la partie la plus diligente invitant l'autre par lettre recommandée avec accusé de réception détaillant le ou les griefs et les dispositions contractuelles qu'elle considère violées, à une réunion devant se tenir à l'adresse du siège social de TOOFACILE, dans un délai minimal de cinq jours ouvrés. En cas d'échec de la tentative de règlement amiable, le litige sera soumis exclusivement au tribunal compétent de Toulouse, nonobstant appels en garantie ou pluralité de défendeurs, y compris pour les mesures d'urgence ou conservatoires.

Article 11 - Divers

10.1 : Le fonctionnement du (des) Module(s), est strictement confidentiel et réservé au seul usage du Client à l'exclusion de tout tiers. Les données hébergées par le Client dans le(s) Module(s) sont et restent la propriété pleine et entière du Client et TOOFACILE s'engage à les conserver strictement confidentielles.

10.2 : Le débiteur d'une obligation née du présent Contrat en sera excusé s'il justifie d'un cas de force majeure. De façon expresse, sont considérés comme des cas de force majeure les catastrophes naturelles, les grèves totales ou partielles ou lock-out, épidémies, pénurie ou blocage des moyens de transport ordinaires, pénurie de matières premières ou composants, incendie, tempête, tremblement de terre, inondation, dégâts des eaux ou autres dégâts subis affectant l'exécution du Contrat, restrictions gouvernementales ou légales, et plus généralement, toute situation indépendante de la volonté de la partie affectée l'empêchant d'exécuter l'obligation considérée aux conditions prévues. Si la force majeure a un caractère momentané, l'exécution sera suspendue pendant le délai pendant lequel l'exécution de l'obligation en question est ainsi empêchée, ce retard étant ainsi excusé. Si la situation de force majeure ou le retard excusé perdure au-delà d'un délai de quatre vingt dix jours (90) jours, chaque partie pourra y mettre fin si elle le juge approprié, sans indemnité ni compensation à l'autre partie. Sera en toute hypothèse excusé, et le client l'accepte sans recours contre TOOFACILE, tout retard provenant en tout ou partie (a)- de l'interruption totale ou partielle des réseaux de télécommunications, ainsi que (b)- la carence ou manquement de contractants d'TOOFACILE tels que fournisseurs ou sous-traitants.

10.3 : Le Client ne peut aucunement céder le présent Contrat, ni partiellement, ni en totalité, ni mettre à disposition de quiconque, même à titre temporaire, quelle que soit l'opération juridique.

10.4 : TOOFACILE peut sous-traiter à sa convenance, tout ou partie du présent Contrat, dès l'instant où, d'une part, il reste responsable de la bonne exécution du Contrat vis-à-vis du Client, d'autre part, que le sous-traitant désigné est informé et accepte les obligations mises à la charge d'TOOFACILE au titre du présent Contrat.

Article 12 - Prérequis techniques

Pour utiliser les Modules, le Client doit :

  • Disposer d’un ordinateur, tablette ou tout autre équipement lui permettant d’accéder à Internet avec une résolution d’écran minimale de 1600 par 900 pixels
  • Disposer d’une connexion Internet avec une bande passante descendante suffisante
  • Disposer d’un navigateur web compatible HTML5 parmis les types suivants : Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox ou Apple Safari
  • Accepter les cookies
  • Accepter l’exécution des scripts JavaScript
  • Ne pas utiliser d’outils type « bloqueur de fenêtres popup »
  • Ne pas avoir de blockage ou de filtrage vers les noms de domaines « *.toofacile.fr » et « *.toofacile.net »
  • Ne pas avoir de blacklistage et/ou de classement en spam des e-mail provenant des noms de domaines « *.toofacile.fr » et « *.toofacile.net »